התחרות העסקית כיום היא רבה מאד, כאשר לא ניתן לחשוב כמעט על נישות בהן היא לא קיימת. תחרות דוחפת עסקים להתייעלות וזו פעמים רבות מביאה לבחינה מחדש של תהליכי העבודה בעסק. החלק הגדול בהוצאה של עסקים רבים הוא השכר לעובדים. זה גם התחום בו ניתן להתייעל בקנה מידה גדול. ארגון מחדש, שינוי מבני ופיטורים הם דרכים מקובלות לעסקים בשביל להתייעל או אפילו להבריא ולצאת ממצב בעייתי אל עבר התאוששות וצמיחה. אחד הגורמים אשר דוחפים את ההתייעלות הזו הוא היכולת לבצע פעילויות רבות יותר מרחוק באמצעות קישור דרך הטלפון והאינטרנט. במאמר הבא אנחנו נבחן שירות שכזה. מדובר במזכירות הניתנת כשירות על ידי ספק חיצוני. אם זה נשמע לכם כמו רעיון חדש, מפתיע או אפילו לא מציאותי, אנחנו ממליצים שתישארו ותגלו עוד פרטים עליו כי הוא יכול להיות שימושי לכם ולעסק שלכם.
ריבוי עובדים בעסק? עוברים לעבוד מול ספק חיצוני
בעסקים כיום נדרשות מעובדי המשרד מגוון של מטלות שונות: קשרי לקוחות, הנהלת חשבונות, גביית כספים, התנהלות מול ספקים, ניהול עובדים ועוד משימות רבות. הרעיון במיקור חוץ של כל או חלק מהמטלות הללו הוא בכך שניתן לקבל גמישות רבה יותר, התמקצעות וזמינות והכל ללא הצורך ביחסי עובד מעביד. בדקנו חברה מומלצת בתחום שירותי המזכירות במיקור חוץ ומצאנו את 'משרד אונליין'. הם מציעים מגוון שירותים ייעודיים אשר יוכלו להביא להתייעלות בעסק שלכם בין אם אתם משאירים עובדי מזכירות ובין אם לא. בין השירותים שהחברה מציעה תמצאו:
- תיאום פגישות
- הוצאת חשבוניות
- תקשורת עם ספקים
- תקשורת עם לקוחות
- מענה טלפוני
- שליחת הודעות
- טיפול במשימות שוטפות
- שירותי מזכירה אישית
בנוסף לשירותים הללו, ניתן כמובן לקבל שירותים בתחומים עסקיים משיקים כגון טלמרקטינג, תמלול והקלדה ועוד אחרים. כל שירות כזה ניתן על ידי איש מקצוע אשר מתמחה בו. השירות ניתן כמו כל שירות אחר בחיוב תקופתי לפי כמות העבודה אשר בוצעה.
יתרונות מזכירות במיקור חוץ
היתרונות לעסק הם משמעותיים, ביניהם:
התמקצעות בביצוע המשימות
כל משימה נעשית בצורה טובה יותר, ללא הסחות המתקיימות בעסק.
כמות עבודה משתנה וגמיש
מיקור חוץ מאפשר להתמודד עם עליה וירידה בנפחי הפעילות בעסק מבלי לגייס ולפטר עובדים או מבלי ליצור עומס או מנגד 'אבטלה סמויה'.
הפחתת התלות בעובדים
יחסי עובד – מעביד הם דבר מורכב מבחינה ניהולית וחוקית. מיקור חוץ מאפשר לפשט את ביצוע המשימות ולעבור מהעסקה לשירות פשוט.
פתרון להיקפי עבודה קטנים
ניתן לקבל שירות אפילו אם היקפי העבודה קטנים ולא מאפשרים לכם לגייס עובדים. זה יוריד מטלות אשר בעסק קטן מבוצעות בדרך כלל על ידי בעל הבית.
קבלת שירות מקצועי
העסק אשר מציע את השירות יודע להעסיק אנשי מנהלה, מזכירים ומזכירות באיכות גבוהה מאד ורק אלו ייתנו שירות.
זמינות
השירות זמין באופן כמעט מידי ומנגד ניתן לסיים את ההתקשרות גם כן באופן מהיר. זאת בניגוד לתהליכי גיוס או פיטורין אשר לוקחים הרבה זמן, מבלי להזכיר את העלויות הכספיות על הכשרה או דמי פיטורין.
שירותי מזכירות במיקור חוץ הם תופעה שהולכת וצוברת תאוצה. החברות המובילות בתחום יכולות לתת כיום פתרונות מעולים המוטמעים באופן טבעי בעסק שלכם. אם תחשבו על זה רגע, יכול מאד להיות שאפילו העסקים אשר אתם באים איתם במגע יומיומי משתמשים בשירותים כאלו ואתם אפילו לא שמים לב לכך.
